Công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ hồ sơ địa chính nói riêng lâu nay là vấn đề đau đầu của các cơ quan quản lý. Tình trạng lưu trữ tùy tiện, không thống nhất, thiếu khoa học, mỗi người làm một kiểu, mỗi nơi làm một cách đã dẫn đến tình trạng lộn xộn, thất lạc hồ sơ… gây khó khăn cho việc tra tìm phục vụ công tác chuyên môn cũng như tranh chấp pháp lý. Để khắc phục tình trạng trên, Phòng Tài nguyên môi trường huyện Ia Grai đã thực hiện chương trình sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tạo tiền đề triển khai giải pháp lưu trữ số thông tin địa chính.

Công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ hồ sơ địa chính nói riêng lâu nay là vấn đề đau đầu của các cơ quan quản lý. Tình trạng lưu trữ tùy tiện, không thống nhất, thiếu khoa học, mỗi người làm một kiểu, mỗi nơi làm một cách đã dẫn đến tình trạng lộn xộn, thất lạc hồ sơ… gây khó khăn cho việc tra tìm phục vụ công tác chuyên môn cũng như tranh chấp pháp lý. Để khắc phục tình trạng trên, Phòng Tài nguyên môi trường huyện Ia Grai đã thực hiện chương trình sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tạo tiền đề triển khai giải pháp lưu trữ số thông tin địa chính. 

Hồ sơ, tài liệu địa chính của huyện IaGrai, được lưu trữ mấy chục năm qua.  Hồ sơ được chất thành đống, cột thành bó, đặt để ngổn ngang, rối rắm trong căn phòng chật chội…

Cũng như nhiều cơ quan khác, Phòng Tài nguyên – Môi trường huyện Ia Grai đã trải qua nhiều lần di dời trụ sở, thay đổi người quản lý, công tác lưu trữ chưa được coi trọng nên tình trạng hồ sơ bị xáo trộn, thất lạc, hư hỏng do tác động của thời tiết hoặc côn trùng tấn công,… gây khó khăn cho việc tra tìm.

Chị Nguyễn Thị Mỹ Hà – Chuyên viên Phòng TN – MT huyện Ia Grai, Gia Lai cho biết: “Lâu nay mình chỉ lưu trữ ở dạng giấy. Những người được giao quản lý ở lĩnh vực nào thì có trách nhiệm lưu trữ ở lĩnh vực đó. Như vậy nó có những khó khăn: Những người khác không thuộc lĩnh vực quản lý thì tìm hồ sơ rất khó; thứ hai hồ sơ để lâu dài thì bị mất mát. Thứ nhất là không đảm bảo được việc khai thác sau này, thứ hai là những người kế thừa quản lý sau này sẽ khó khăn”.

Ông Bùi Quang Huy – Giám đốc Công ty Tư vấn và Dịch vụ khoa học văn thư lưu trữ Hai Giang  cho biết: “Phòng đã chuyển trụ sở làm việc nhiều lần, công tác vận chuyển tài liệu và trang thiết bị khác là vất vả và gây ra nhiều sự lộn xộn trong tài liệu. Việc bảo quản tài liệu của phòng tới giờ này tương đối tốt. Tài liệu ít bị hư hỏng, mặc dù có lẫn lộn, ít bị hư hỏng do mối, chuột, ẩm ướt…Nhưng công tác tra tìm do chưa có chỉnh lý khoa học nên còn rất khó khăn. Ví dụ như trong một tuần thì cán bộ của phòng đến tìm tài liệu nhiều lần nhưng cũng chưa tìm được”.

Để khắc phục tình trạng này, năm nay, huyện Ia Grai đã xuất ngân sách thuê đơn vị tư vấn sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, chuẩn bị cho giải pháp lưu trữ số các dữ liệu địa chính của huyện. Đây là một hình thức lưu trữ hiện đại, với nhiều tính năng tích cực, đã được một số địa phương áp dụng mang lại hiệu quả cao.

“Khi chỉnh lý tốt thì có 2 mặt tích cực: Một là tiết kiệm được chi phí và diện tích cho việc bảo quản. Vì khi đó những tài liệu nào cần, có giá trị giữ lại thì được xác định và đưa vào hồ sơ bảo quản.  Những tài liệu hết giá trị sử dụng như sách báo, tài liệu dùng thừa…sẽ loại ra và làm thủ tục tiêu hủy, chi phí bảo quản sẽ giảm đi rất nhiều; thứ hai là công tác tra cứu, sử dụng phục vụ cho hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ sẽ thuận tiện, nhanh gọn hơn.

Khi phòng tiến một bước nữa là số hóa thì công tác tra cứu sẽ thuận lợi hơn. Cán bộ chuyên môn có thể ngồi tại chỗ, hoặc ở vị trí khác cũng có thể sử dụng được tài liệu đó, không nhất thiết phải đến lưu trữ để mượn tài liệu giấy”, ông Huy nói.

Huyện Ia Grai xác định tài nguyên đất đai giữ vai trò nền tảng, chi phối nhiều mối quan hệ kinh tế – xã hội. Vì thế, hồ sơ địa chính, bao gồm cả bản đồ địa chính và hệ thống sổ sách địa chính là tài liệu quan trọng trong công tác quản lý nhà nước, cần phải được quản lý một cách chặt chẽ.

Giải pháp lưu trữ số chỉ là một phần của phương thức quản trị tri thức và hỗ trợ pháp lý, nhưng nó gồm nhiều nội dung phức tạp, tốn kém. Vì vậy, việc Phòng Tài nguyên – Môi trường huyện Ia Grai nỗ lực triển khai thực hiện cho thấy sự quyết tâm của đơn vị trong việc xây dựng phương thức lưu trữ khoa học, giúp cho địa phương thực hiện tốt hơn vai trò quản lý của nhà nước là điều rất đáng ghi nhận.

Minh Thanh, Viễn Khánh

Lượt xem: 458