Văn phòng điện tử hay nói cách khác là văn phòng không giấy tờ từ khi ra đời đã tạo được sự quan tâm của nhiều cơ quan nhà nước và chính quyền địa phương. Ngoài những tiện ích mới, hiện đại giúp người sử dụng dễ tiếp cận, giải pháp văn phòng điện tử còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian giải quyết công việc. Với những ưu điểm đó, văn phòng điện tử hiện được nhiều đơn vị, địa phương trong tỉnh áp dụng.
Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu tiên thực hiện mô hình văn phòng điện tử với trách nhiệm là cơ quan thường trực, tham mưu, đề xuất cho UBND tỉnh về việc ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn toàn tỉnh.
Từ năm 2006, sau khi ứng dụng những phần mềm thử nghiệm, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai đã lựa chọn, phát triển phần mềm quản lý văn bản điều hành để áp dụng ra diện rộng với nhiều tính năng vượt trội và chế độ bảo mật cao.
Ông Ngô Hữu Công ,Phó giám đốc Sở Thông tin – Truyền thông tỉnh Gia Lai nói: “Việc ứng dụng CNTT vào CCHC nó mang lại hiệu quả rất cao. Một là độ nhanh nhạy rất cao. Đối với sở thì công tác tuyên truyền rất quan trọng, bất cứ văn bản nào của Chính phủ, của tỉnh mà có chủ trương thì sử dụng văn bản điều hành này gởi cho các phòng văn hóa thông tin, cho các Đài ở huyện rất kịp thời chứ không phải chậm như trước, hoặc trong quá trình mưa, bão mà sử dụng phương thức cũ thì rất chậm. Hai, nếu nói ở góc độ khoa học thì rất lịch sự, ngồi làm việc thoải mái, không phải in ấn, cầm văn bản chạy lên chạy xuống.
Nhà Báo Trần Ngọc Nhung, Giám đốc -Tổng Biên tập Đài PT – TH tỉnh Gia Lai duyệt chương trình qua hệ thống mạng văn phòng điện tử
Đài PT – TH Gia Lai là đơn vị gần đây nhất đã áp dụng văn phòng điện tử. Mọi hoạt động liên quan đến văn bản, kể cả các chương trình phát thanh và truyền hình, đều được chuyển từ văn bản giấy truyền thống sang văn bản điện tử.
Văn phòng điện tử này tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý công việc, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, trao đổi thông tin, báo cáo, trình duyệt tin bài, chương trình phát sóng, lịch công tác của tập thể và cá nhân… Sự thay đổi này nhằm thay thế và hiện đại hóa các phương thức hoạt động truyền thống tiến tới xây dựng môi trường làm việc hiện đại, thông suốt.
Ông Võ Đình Huyên, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, Đài PT – TH tỉnh Gia Lai nói: “Với phòng TCHC, đúng là một đầu mối thu nhận, xử lý rất nhiều văn bản, việc xử lý văn bản thông qua văn phòng điện tử tôi thấy tiện lợi hơn, giúp giải quyết công việc nhanh hơn. Hàng ngày có văn bản nào thuộc chức năng giải quyết của phòng đều nhận được ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thông qua văn phòng điện tử. Từ đó chúng tôi triển khai thực hiện ngay”.
Với đặc thù công việc của đơn vị, đội ngũ phóng viên của Đài cùng lúc hoạt động trên địa bàn rộng, điều kiện gặp gỡ, tiếp nhận thông tin chỉ đạo, phân công là hạn chế… Tuy nhiên, khi triển khai văn phòng điện tử này, cán bộ, phóng viên trong lúc tác nghiệp ở cơ sở, chỉ cần truy cập qua điện thoại cũng nắm được thông tin cụ thể, kịp thời về sự chỉ đạo, phân công của lãnh đạo.
Nhà Báo Trần Ngọc Nhung, Giám đốc -Tổng Biên tập Đài PT – TH tỉnh Gia Lai cho biết: “Phải nói rằng đây là một ứng dụng rất hiệu quả. Dù Đài là cơ quan báo chí, nhưng chúng tôi đã chỉ đạo triển khai một cách quyết liệt. Hiện nay, tất cả cán bộ, viên chức, người lao động ở Đài đều thực hiện văn phòng điện tử này. Một cái rất tiện lợi là đi bất cứ nơi đâu, phóng viên cũng có thể gởi tin bài về và lãnh đạo đi bất cứ đâu cũng duyệt được chương trình qua hệ thống mạng văn phòng điện tử này. Và tôi cho rằng, nếu tất cả các cơ quan đơn vị đều triển khai thực hiện tốt mô hình này thì tiết kiệm được rất nhiều kinh phí…Khi ứng dụng VBĐH này, những người làm chương trình hoặc những người muốn xin ý kiến chỉ đạo của giám đốc thì không cần đến phòng giám đốc, không cần đến phòng trưởng phòng, mà chỉ cần qua hệ thống này và xử lý công việc được ngay, hạn chế được việc từ tầng 4 chạy xuống tầng 2 hoặc từ tầng 1 lên tấng 2… Đó là tiết kiệm về mặt thời gian cũng rất lớn”.
Có thể nói, qua hai đơn vị này, chưa thể đại diện cho tất cả các đơn vị, địa phương có những đặc thù hoạt động khác nhau, nhưng có một điều phải ghi nhận là kinh phí đầu tư cho văn phòng điện tử là không lớn, khi mà tất cả các đơn vị, địa phương đã có hệ thống máy tính; trình độ tin học của cán bộ công chức cơ bản đã đạt chuẩn…Vấn đề còn lại là quyết tâm thực hiện của lãnh đạo đơn vị đến đâu?
Nếu như tất cả các đơn vị, địa phương đều quan tâm thì rõ ràng việc ứng dụng văn phòng điện tử là không khó và khái niệm Chính phủ điện tử không còn xa lạ như quan niệm hiện nay của nhiều người./.
Minh Thanh-Q: Mạnh Hà- Nhật Thành