Những tập tài liệu của các kỳ họp HĐND được lưu trữ tại Văn phòng HĐND tỉnh.Thường thì mỗi đại biểu sẽ nhận một tập tài liệu nặng đến vài kg với hàng trăm trang giấy của mấy chục loại tài liệu như : Báo cáo, thẩm tra, thẩm định,tờ trình, tổng hợp giám sát nghị quyết…được đóng thành từng tập như thế này. Kể từ kỳ họp thứ tư HĐND tỉnh khóa XI về trước, khoảng 10 ngày trước khi diễn ra kỳ họp, Văn phòng HĐND tỉnh thường phải huy động hàng chục CNVC, người lao động cùng các loại máy móc thiết bị, thậm chí làm thêm rất nhiều giờ cho việc in ấn tài liệu phục vụ cho kỳ họp.

Bà Huỳnh thị Thu Trang – Bộ phận hành chính-quản trị Văn phòng HĐND tỉnh cho biết: “Trước khi diễn ra kỳ họp do có quá nhiều loại văn bản tài liệu, chúng tôi phải túc trực thường xuyên, có những buổi đến 10 giờ tối để in ấn làm cho kịp. Giấy mực in thì rất là nhiều, con người thì ít và cũng tốn kém rất nhiều. Thường xuyên phải thuê thợ sửa chữa, thuê thêm máy pho to, làm xong phải đóng tập gọn gàng chuyển cho đại biểu…Nay thì công việc này rất là ổn, mọi người rất vui, phấn khởi”.

Chính thức từ kỳ họp thứ tư HĐND tỉnh khóa XI, Văn phòng HĐND tỉnh áp dụng  CNTT thay thế cho việc in ấn, phát hành tài liệu truyền thống. Cụ thể là tất cả các loại tài liệu sau khi đã  thẩm định được chuyển trước cho các đại biểu HĐND tỉnh thông qua email công vụ và đăng tải trên trang thông tin điện tử, nhừo vậy  hiệu quả, tiện ích rất  rõ rệt.

Ông Hoàng Ngọc Sơn- Phụ trách bộ phận CNTT – HĐND tỉnh cho biết ông là người có nhiệm vụ thực hiện các công đoạn đưa thông tin, nội dung các tài liệu, văn bản vào trang thông tin điện tử và hộp thư điện tử cho các đại biểu. “ Các đại biểu chỉ thực hiện một số thao tác để mở tài liệu trong hộp thư và trang thông tin điện tử văn phòng, nói chung là rất hiệu quả, hữu ích so với trước đây”, ông Sơn nói.

Không chỉ tiện ích cho việc vận chuyển, truy cập tài liệu cho các đại biểu tại mỗi kỳ họp, đối với bộ phận hành chính quản trị văn phòng việc huy động con người, vật tư, máy móc thiết bị chỉ còn rất ít và không đáng kể. Riêng phần vật tư in ấn đã tiết kiệm được trên dưới 100 triệu đồng.

Ông Vũ Tiến Anh – Chánh văn phòng HĐND tỉnh cho biết: “Đối với khu vực miền Trung, Tây nguyên chúng tôi đã mạnh dạn áp dụng sớm hơn. Trước đây có những kỳ họp phải in ấn cho các đại biểu vài ngàn trang giấy, gửi cho đại biểu ở tỉnh, ở huyện rất tốn kém mà hiệu quả không cao. Sau kỳ họp thứ 3 và thứ tư, Thường trực HĐND tỉnh đã lấy ý kiến nhận xét của các đại biểu, kể cả đại biểu mời thì đa số rất tán thành và ủng hộ cách làm mới đưa CNTT vào thay thế cho việc in ấn tài liệu. Mỗi lần ước tính tiết kiệm được rất nhiều kinh phí, công sức mà lại rất tiện ích. Việc in ấn chỉ còn dành cho chủ tọa và một số trường hợp khác”.

Những hiệu quả, tiện ích của việc áp dụng CNTT thay thế cho in ấn, phát hành tài liệu phục vụ cho các kỳ họp HĐND tỉnh không chỉ tiết kiệm được nhiều thời gian, kinh phí mà nó còn góp phần quan trọng cho việc đổi mới, nâng cao chất lượng của mỗi kỳ họp nhằm hướng tới sự chuyên nghiệp hơn cho hoạt động của HĐND ở địa phương ./.

Gia Cư, Viễn Khánh